Hier werden die wichtigsten Einstellungen zu ecoDMS beschrieben um sie als Nachschlagewerk zur Verfügung zu haben

Suche:

Die Suche ist durch OCR eine Volltextsuche und durchsucht standardmäßig alle Dokumente in allen Ordnern, sowohl nach Attributen als auch nach Inhalten in den Dokumenten. Im Folgenden kann man spezifisch suchen:
- Einfache Volltestsuche: Musterfirma
- Wildcardsuche: 
- - Fragezeichen ?: Fragezeichen ersetzt einen Buchstaben, falls dieser unklar ist: F?rma
- - Sternchen: Am Ende des Strings, das noch weitere Zeichen kommen können: Firma*
- Unscharfe Suche:
- - Tilde ~: Am Ende des Wortes, Suche nach ähnlichen Wörtern: Maier~ für Meyer, Meier
- Boolsche Operatoren:
- - OR: Zwischen 2 Wörtern: Suchen nach dem oder dem Suchbegriff: Firma OR Rechnungen
- - NOT: Zwischen 2 Wörtern: Suchen ohne den zweiten Begriff: Firma NOT Rechnungen
- - AND: Zwischen 2 Wörtern: Suchen nach dem und dem Suchbegriff: Firma AND Rechnungen

Erweiterte Volltextsuche:
Im Standard ist die erweiterte Volltextsuche eine UND Verknpüfung. Man kann aber auch Mehrfachauswahl anwählen und so eine ODER Verknüpfung einstellen

Favoriten Suche (Sift Icon rechts):
Wiederkehrende Suchen sind sehr praktisch und können als Favoriten gespeichert werden. Dann die Suche später mit nur einem Mausklick genutzt werden. Hierzu muss zunächst eine erweiterte Suche für einen häufigen Suchfall konstruieren und anschließend gespeichert werden. Nachdem die Suchergebnisse angezeigt wurde, kann man die Suche als Favorit speichern. Sie taucht dann links unten unter Favoriten auf.
Dynamische Werte:  Es können je nach Feld-Typ auch dynamische Werte gesetzt werden. Zum Beispiel Datum -> ist -> letzter Monat. ecoDMS passt den Zeitrahmen selber an. Sehr hilfreich für z.b. den Monatsabschluss.

Nach Status filtern/sortieren:
Links in ecoDMS kann über das Fenster Status können Dokumente angezeigt werden, die ausschließlich diesen Status haben. Ebenso kann durch klick auf den Tabellen Kopf in der Mitte ebenfalls sortiert werden. 

Nach Ordner filtern: 
Wenn man auf einen bestimmten Ordner klickt, werden nur die Dokumente in diesem Ordner angezeigt. Auch die Suche beschränkt sich dann auf diesen Ordner. Indem man wieder auf alle Ordner klickt, greift auch die Suche wieder über alle Ordner.
Über das Fenster Ordnername kann auch nach Ordnern gesucht werden.
Man kann Ordnern auch Schlüssel und Schlagwörter vergeben, die bei der Ordner euche dann ebenfalls berücksichtigt werden.

Dokument abschließen und sperren:
Wenn ein Dokument abgeschlossen wird, können keine weiteren Versionen mehr hinzugefügt werden.  Dabei kann die gewünschte "End-Version" im Versionstab ausgewählt werden. Dieser Schritt kann für dieses Dokuemnt nicht mehr Rückgängig gemacht werden.
Dokument sperren: 
Um zu verhindern, das mehrere Personen am Dokument arbeiten und Versionen erstellen, kann das Dokumenbt gesperrt und wieder entsperrt werden.

PDF-Editor, Annotationen, Markierungen:
Der Editor kann über die Vorschau im Fenster rechts erreicht werden. Beim bearbeiten eines Dokumentes wird stets eine neue Version mit den Änderungen erstellt. Das Originaldokument muss und bleibt immer erhalten.
Damit ein Dokument bearbeitet werden kann, wird Folgendes vorausgesetzt:
- Das Dokument ist nicht abgeschlossen
- Die Berechtigung muss vorhanden sein
- Dokument muss freigegeben sein

Annotation: 
Hier können Texte, Bilder, Stempel eingefügt werden. So kann z.b. eine Unterschrift auf das PDF gestempelt werden. So kann ein Platzhalter auf das Dokument aufgebracht werden "Eingegangen und Geprüft durch..."

Markierungen: 
MIttels der Funktion "Text hervorheben" kann Text hervorgehoben werden. Dazu kann eine Farbe ausgewählt werden.

PDF Schwärzen:
Mit dieser Funktion können Textpassagen im Dokument geschwärzt und so für andere nicht sichtbar gemacht werden. Die Funktion gleicht dem bekannten, gelben Klebezettel.

Verknüpfungen:
Mit dieser Funktion verknüpfen Sie mehrere Dokumente in ecoDMS, wobei eines als Hauptdokument dient. Verknüpfte Dokumente erscheinen eingeklappt unter dem Hauptdokument und lassen sich bei Bedarf ausklappen. E-Mail-
Anhänge sind im Bereich „Anhänge“ der Haupt-E-Mail ebenfalls ausklappbar. Verknüpfungen kann man wunderbar als digitale Akte verwenden.

E-Rechnungen:
In ecoDMS ist eine Prüfengine integriert, die mit einer Art Qualitätskontrolle prüft, ob Rechnungen gemäß den Vorgaben des Finanzamtes in Bezug auf E-Rechnungen. ecoDMS prüft die Dokumente und zeigt sie als ein Ampelsystem an:
Status - Grün: Die Datei entspricht den Vorgaben und kann akzeptiert werden.
Status - Gelb: Es wurden Warnungen festgestellt; eine Überprüfung wird empfohlen.
Status - Rot: Es wurden Fehler erkannt; die Datei sollte nicht akzeptiert werden.

XML-basierte Rechnungen werden automatisch in lesbare PDF-Dateien umgewan-
delt.

ecoDMS unterstützt folgende Typen von E-Rechnungen:
– Rechnungsformate: UBL Invoice, UBL CreditNote, CII
– Standards: EN16931, XRechnung, Peppol BIS 3, ZUGFeRD/FACTUR-X
– Versionen: Unterschiedliche Versionen von 2.0 bis 3.0.x für EN16931/XRechnung
– Profile: Verschiedene Komplexitätsstufen bei ZUGFeRD/FACTUR-X

Prüfberichte anzeigen:
Über das Vorschaufenster ist ein direkter Zugriff auf den Prüfbericht möglich (Icon: Prüfbericht anzeigen, unten rechts im Vorschaufenster der Tabellenansicht)

ShortCut Snapshots:
Über einen Shortcut kann man ählich wie die Snippet Funktion in Windows einen Bereich mit der Maus markieren, der dann direkt in ecoDMS importiert wird und archiviert werden kann. ecoDMS versucht das Dokument durchsuchbar zu machen und in ein PDF umzuwandeln.
Die ShotCut Funktion wird im Connection Manager aktiviert.

Einstellungen in ecoDMS

- Sitzungen:
Hier sieht man, wer gerade in ecoDMS angemeldet ist

- Dokument:
Auf Basis der verfügbaren Klassifizierungsattribute, Datums- und Versionsinformationen können die Dateinamen von Dokumenten hier global definiert werden

- Einstellungen:
HIer werden generelle Anwendungseinstellungen vorgenommen wie Lizenz oder die Sprache.
In der Regel brauchen diese Einstellungen nicht verändert werden, da beon-IT sich darum kümmert.

- Duplikaterkennung:
Die Funktion zur Duplikaterkennung in ecoDMS hilft dabei, doppelte Dokumente im System zu identifizieren. Bevor ein neues Dokument in ecoDMS archiviert werden kann, durchläuft es zunächst diese automatische Erkennung. Werden ein oder mehrere Duplikate gefunden, zeigt ecoDMS diese an. Der Benutzer kann dann entscheiden, ob das neue Dokument archiviert werden soll oder nicht.

- Klassifizierungserkennung:
Mit der Funktion "Klassifizierungserkennung" in ecoDMS (siehe auch 7.2.5) können Dokumente automatisch mit Klassifizierungen vorbelegt werden, basierend auf ihrer Ähnlichkeit mit bereits archivierten und klassifizierten Dokumenten. Sofern diese Erkennung in dem ecoDMS-Einstellungen aktiviert ist, wird für jede neu eingegangene Datei in der Inbox zunächst geprüft, ob eine passende Klassifizierung gefunden wird. Den Vorschlag können Sie bei Bedarf auch
anpassen.