Frequently Asked Question

Regelungen zur Langzeitarchivierung ab 2017 (GoBD)
Zuletzt aktualisiert vor 2 Jahren

Ab 2017 gelten uneingeschränkt die Regelungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Das vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichte Regelwerk stellt verbindlich klar, wie eine ordnungsmäßige IT-gestützte Buchführung formal auszusehen hat und wie Geschäftsdokumente und Unterlagen elektronisch aufzubewahren sind.

Klare Regelungen zur Aufbewahrung von E-Mail:
119: „Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).“

121: „So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.“

Regelungen für elektronisch erstelle Belege

Elektronisch erstelle Belege müssen unveränderbar und unlöschbar digital aufbewahrt werden – zehn Jahre oder länger. Wer sich nicht daran hält, riskiert, dass Betriebsprüfer vom Finanzamt die Angaben nicht anerkennen und die Steuern schätzen.
Das betrifft alle Unterlagen, die für Steuer und Buchhaltung relevant sind, also zum Beispiel Ausgangsrechnungen, Lieferscheine oder Angebote aber auch für Belege, die digital reinkommen. Diese müssen in der gleichen Form, wie Sie sie erhalten haben, gespeichert werden.

Jede vorgenommene Änderung bzw. neue Version muss sorgfältig und eindeutig dokumentiert werden. Dokumente einfach nur auf der Festplatte speichern ist ungenügend, da sie nicht nachvollziehbar verändert oder gelöscht werden können. Auch müssen Dokumente vor unbefugten Zugriff geschützt werden.

Anforderungen nach GoBD an die elektronische Aufbewahrung

Die GoBD formulieren in Kapitel 3 Allgemeine Anforderungen für den Einsatz steuerrelevanter
IT-Systeme:

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (siehe GoBD-Kapitel 3.1),
  • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung (siehe GoBD-Kapitel 3.2),mit den Einzelthemen
  • Vollständigkeit (siehe GoBD-Kapitel 3.2.1),
  • Richtigkeit (siehe GoBD-Kapitel 3.2.2),
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (siehe GoBD-Kapitel 3.2.3),
  • Ordnung (siehe GoBD-Kapitel 3.2.4),
  • Unveränderbarkeit (siehe GoBD-Kapitel 3.2.5)

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